Metla on osa Luonnonvarakeskusta 1.1.2015 alkaen. www.luke.fi
  SUOMEKSI     PÅ SVENSKA     IN ENGLISH     AUF DEUTSCH     ПО-РУССКИ     
 
Metla-etusivuTutkimusPalvelutJulkaisutMetinfo-metsätietopalvelutTutkimusmetsätTietoa MetlastaStrategiaYhteystiedot
Metla » Palvelut » Asiakirjahallinto

Asiakirjahallinto

Sivukartta | Haku

Asiakirjahallinto | Kirjaamo | Arkisto

Asiakirjahallinto

Asiakirjahallinto kehittää ja ohjaa Luken asiakirjahallintaa, tietojen vastaanottamista, kirjaamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, arkistointia, säilyttämistä, hävittämistä ja käyttöön saattamista sekä edistää ja valvoo hyvän tiedonhallintatavan ja muun valtionhallinnon tiedonhallintaa ohjaavan lainsäädännön toteutumista. Asiakirjahallinto vastaa myös kirjaamo- ja arkistopalveluista.

Yhteyshenkilöt

Jari Määttä
Tiedonhallinnan asiantuntija


Kirjaamo

Kirjaamo ottaa vastaan ja avaa Luonnonvarakeskukselle osoitetut lähetykset sekä ohjaa ne edelleen oikeille vastaanottajille. Kirjaamo kirjaa eli rekisteröi saapuvia ja laadittuja asiakirjoja sekä antaa tarvittaessa tietoja Lukessa käsiteltävistä asioista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiakirjat kirjataan Luken asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmään.

Asiakirjojen toimittaminen kirjaamoon

Asiakirjoja voi lähettää kirjaamoon postitse tai sähköpostitse. Ne voidaan toimittaa myös suoraan kirjaamon palvelupisteeseen. Salassa pidettävää tietoa ei saa lähettää kirjaamoon sähköpostilla.

Asiakirjasta (myös sähköpostiviesti) on käytävä ilmi, mitä asia koskee. Siinä tulee olla myös lähettäjän nimi ja tarvittavat yhteystiedot.

Asiakirjan saapuminen kirjaamoon mahdolliseen määräaikaan mennessä on aina lähettäjän vastuulla. Kirjaamo lähettää vahvistuksen sähköpostiviestien saapumisesta ja antaa erillisestä pyynnöstä kirjallisen todistuksen lähetyksen vastaanottamisesta ja/tai asiakirjan kirjaamisesta (diaariote).

Kirjaamon tietopalvelu

Kirjaamo antaa tietoja asioista, niiden käsittelijöistä ja käsittelyvaiheista ja asiakirjoista suullisesti ja/tai kirjallisesti. Pyydetyt tiedot, asiat, käsittelyvaiheet ja asiakirjat yksilöidään ja haetaan asian- ja dokument-tienhallintajärjestelmän avulla.

Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän diaariosa on julkinen. Asiakirjoihin ja tietoihin voi tutustua Luken asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmässä kirjaamon asiakaspalvelupisteessä. Kirjaamo voi lähettää asiakkaan pyytämät tiedot ja asiakirjakopiot myös postitse tai sähköpostitse.

Luken laatimat ja vastaanottamat viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (JulkL 621/1999) erikseen toisin säädetä. Salassa pidettäviä tietoja luovutetaan ja/tai niihin annetaan käyttöoikeudet vain, jos niin erikseen julkisuuslaissa säädetään. Salassa pidettävää tietoa käsittelevillä ja haltuunsa saavilla henkilöillä, esimerkiksi asianosaisilla, on vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto.

Kirjaamo vastaa asiakirjapyyntöihin mahdollisimman pian ja toimittaa asiakirjat viimeistään kahden viikon kuluttua pyynnön saapumisesta. Jos pyydettyjä asiakirjoja on kuitenkin paljon tai jos asiakirjojen toimittaminen edellyttää esimerkiksi niiden julkisuuden selvittämistä tai vastaavia erityistoimenpiteitä, asiakirjapyyntöön vastataan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.

Julkisuuslain mukaisista tavanomaisista asiakirjapyynnöistä ei peritä maksua, kun
- tieto annetaan suullisesti
- tiedon tai asiakirjan pyytäjä jäljentää ne itse
- tieto tai asiakirja lähetetään asianosaiselle tai pyytäjälle sähköpostitse
- pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin

Yhteyshenkilöt

Jari Määttä
Tiedonhallinnan asiantuntija

Yhteystiedot

Postiosoite

Luonnonvarakeskus
PL 2
00791 Helsinki

Sähköpostiosoite

kirjaamo@luke.fi
(Luonnonvarakeskuksen sähköpostiosoite)

Puhelinnumero

029 532 5300 (arkipäivisin klo 9.00-11.00 ja klo 12.00-15.00)

Fax-numero

029 532 6100

Kirjaamolla on toimipisteet seuraavissa Luken toimipaikoissa. Toimipisteet ovat avoinna arkisin klo 9.00-11.00 ja klo 12.00-15.00. Asiakkaat voivat jättää asiakirjoja toimitettaviksi kirjaamoon klo 8.00-16.15 välisenä aikana, silloinkin, kun kirjaamon toimipiste ei ole auki. Virka-aikana toimitetut asiakirjat rekisteröidään saapuneiksi jättöpäivänä.

Toimipaikka

Käyntiosoite

Helsinki, Viikki

Latokartanonkaari 9, Helsinki

Joensuu

Yliopistokatu 6, Joensuu

Jokioinen

Humppilantie 14, Jokioinen

Rovaniemi

Eteläranta 55, Rovaniemi

Vantaa, Tikkurila

Jokiniemenkuja 1, Vantaa

Arkisto

Luken päätearkisto turvaa pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävien, ei-aktiivivaiheessa olevien tietojen käytön viranomaistehtävissä, oikeudellisiin tarkoituksiin ja tutkimusta varten.

Yhteyshenkilöt

Aini-Sisko Suomela
Projektipäällikkö

  Päivitetty: 17.11.2016 /KBym | Copyright Metla | Palaute