Asiakirjahallinto | Kirjaamo | Keskusarkisto
Asiakirjahallinto
Metlan asiakirjahallinto on osa yleishallintoa ja sisäisten palvelujen tukiprosessia. Asiakirjahallinto kehittää ja ohjaa metlalaisten asiakirjahallintaa, tietojen vastaanottamista, kirjaamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, arkistointia, säilyttämistä, hävittämistä ja käyttöön saattamista sekä edistää ja valvoo hyvän tiedonhallintatavan ja muun valtionhallinnon tiedonhallintaa ohjaavan lainsäädännön toteutumista. Asiakirjahallinto vastaa myös kirjaamo- ja keskusarkistopalveluista.
Yhteyshenkilöt
Ulla Järvinen
Tiedonhallinnan asiantuntija
Katja Korhonen
Tiedonhallinnan asiantuntija
Jari Määttä
Tiedonhallinnan asiantuntija
Tero Oksa
Hallintojohtaja
Kirjaamo
Kirjaamo ottaa vastaan ja avaa Metsäntutkimuslaitokselle (lukee lähetyksen vastaanottajakentässä ensimmäisenä) osoitetut lähetykset sekä ohjaa ne edelleen oikeille vastaanottajille. Kirjaamo kirjaa eli rekisteröi saapuvia ja laadittuja asiakirjoja sekä antaa tarvittaessa tietoja Metlassa käsiteltävistä asioista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiakirjat kirjataan Metlan asianhallintajärjestelmään.
Asiakirjojen toimittaminen kirjaamoon
Asiakirjoja voi lähettää kirjaamoon postitse, sähköpostitse tai faksilla. Ne voidaan toimittaa myös suoraan kirjaamon palvelupisteeseen. Salassa pidettävää tietoa ei saa lähettää kirjaamoon faksilla eikä sähköpostilla.
Asiakirjasta (myös sähköpostiviesti) on käytävä ilmi, mitä asia koskee. Siinä tulee olla myös lähettäjän nimi ja tarvittavat yhteystiedot.
Asiakirjan saapuminen kirjaamoon mahdolliseen määräaikaan mennessä on aina lähettäjän vastuulla. Kirjaamo lähettää vahvistuksen sähköpostiviestien saapumisesta ja antaa erillisestä pyynnöstä kirjallisen todistuksen lähetyksen vastaanottamisesta ja/tai asiakirjan kirjaamisesta (diaariote).
Kirjaamon tietopalvelu
Kirjaamo antaa tietoja asioista, niiden käsittelijöistä ja käsittelyvaiheista ja asiakirjoista suullisesti ja/tai kirjallisesti. Pyydetyt tiedot, asiat, käsittelyvaiheet ja asiakirjat yksilöidään ja haetaan asianhallintajärjestelmän avulla.
Asianhallintajärjestelmän diaariosa on julkinen. Asiakirjoihin ja tietoihin voi tutustua Metlan asianhallintajärjestelmässä kirjaamon asiakaspalvelupisteessä. Kirjaamo voi lähettää asiakkaan pyytämät tiedot ja asiakirjakopiot myös postitse tai sähköpostitse. Salassa pidettävää tietoa sisältäviä asiakirjoja ei lähetetä sähköpostilla.
Metlan laatimat ja vastaanottamat viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (JulkL 621/1999) erikseen toisin säädetä. Salassa pidettäviä tietoja luovutetaan ja/tai niihin annetaan käyttöoikeudet vain, jos niin erikseen julkisuuslaissa säädetään. Salassa pidettävää tietoa käsittelevillä ja haltuunsa saavilla henkilöillä, esimerkiksi asianosaisilla, on vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto.
Kirjaamo vastaa asiakirjapyyntöihin mahdollisimman pian ja toimittaa asiakirjat viimeistään kahden viikon kuluttua pyynnön saapumisesta. Jos pyydettyjä asiakirjoja on kuitenkin paljon tai jos asiakirjojen toimittaminen edellyttää esimerkiksi niiden julkisuuden selvittämistä tai vastaavia erityistoimenpiteitä, asiakirjapyyntöön vastataan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.
Julkisuuslain mukaisista tavanomaisista asiakirjapyynnöistä ei peritä maksua, kun
- tieto annetaan suullisesti
- tiedon tai asiakirjan pyytäjä jäljentää ne itse
- tieto tai asiakirja lähetetään asianosaiselle tai pyytäjälle sähköpostitse
- pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin
Yhteyshenkilöt
Jari Määttä
Tiedonhallinnan asiantuntija
Yhteystiedot
Postiosoite |
|
Metsäntutkimuslaitos
Kirjaamo
PL 18
01301 VANTAA |
Sähköpostiosoite |
|
(Metsäntutkimuslaitoksen sähköpostiosoite)
|
Puhelinnumero |
|
029 532 5300 (arkipäivisin klo 08.00-16.15) |
Faksi |
|
029 532 2103 |
Kirjaamolla on asiakaspalvelupisteet kaikissa Metlan alueyksiköissä:
Alueyksikkö |
Toimipaikka |
Osoite |
Aukioloaika |
Etelä-Suomi |
Vantaa |
Metsäntutkimuslaitos
Kirjaamo
PL 18
01301 VANTAA |
klo 9.00-16.15 |
Itä-Suomi |
Joensuu |
Metsäntutkimuslaitos
Kirjaamo
PL 68
80101 JOENSUU
|
klo 9.00-15.00 |
Länsi-Suomi |
Parkano |
Metsäntutkimuslaitos
Kirjaamo
Kaironiementie 54
39700 PARKANO
|
klo 9.00-15.00 |
Pohjois-Suomi |
Rovaniemi |
Metsäntutkimuslaitos
Kirjaamo
PL 16
96301 ROVANIEMI
|
klo 9.00-15.00 |
Keskusarkisto
Keskusarkisto on Metlan päätearkisto, joka turvaa pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävien, ei-aktiivivaiheessa olevien tietojen käytön viranomaistehtävissä, oikeudellisiin tarkoituksiin ja tutkimusta varten.
Yhteyshenkilöt
Ulla Järvinen
Tiedonhallinnan asiantuntija
